Offentlighetsprincipen gör det möjligt!

Har du någonsin funderat över hur mycket pengar din kommun betalade för den där nya byggnaden i staden? Eller kanske har du läst en nyhetsartikel om en myndighets arbete och funderat på de omständigheter och fakta som ligger bakom artikeln? Kanske är du intresserad av en fastighet i närheten av ditt hus, eller att du försöker avslöja fakta om något som hände för många år sedan. Det här är bara några få exempel på när Offentlighetsprincipen kan vara bra att använda. Här i Sverige har vem som helst rätt att begära tillgång till information från offentligt finansierade organisationer. Du kan be centrala och lokala myndigheter, sjukvården, försvaret, statligt finansierade skolor och tillsynsmyndigheterna för institutioner som välgörenhetsorganisationer, företag och andra organisationer om uppgifter och handlingar – och de måste svara. Alla är inte medvetna om att de har denna rättighet, och om de gör det vet de ofta inte var de ska börja. Det är därför som vi 2018 startade Handlingar.se, en plattform som främjar användandet av Offentlighetsprincipen. Vi vill göra det så enkelt som möjligt att begära ut allmänna handlingar – det är din rättighet. Korrespondensen med myndigheterna publiceras även på nätet så att andra kan dra nytta av dina resultat. Du bidrar till att göra offentlig information offentlig!

Vad kan du begära ut?

Notera att Offentlighetsprincipen och Tryckfrihetsförordningen omfattar din rätt att begära ut fakta och siffror, data och, ja… all registrerad information som offentlig sektor producerar i sin verksamhet, dock med vissa undantag. Handlingar.se är inte till för att du ska begära ut information om dig själv eller annan privatperson. Det är inte heller platsen för luddiga, indirekta frågor eller förfrågningar om yttranden och åsikter. Dessutom är det ingen poäng att begära ut handlingar som organisationen inte innehar, eller som redan finns tillgängligt offentligt på deras hemsida. På Handlingar.se hjälpsidor finns det mer information om detta, liksom länkar till bra källor.

Hur gör man en förfrågan?

(Observera att första versionen av denna guide lånar bilder med engelsk text från systerplattformen WhatDoTheyKnow.com i Storbritannien. Bilder från FrågaStaten.se kommer snart!)

Vi startade Handlingar.se för att göra processen att begära ut allmänna handlingar enkelt och tillgängligt för alla. Vi har sammanställt en guide nedan. Följ dessa steg så kan du också göra en begäran om allmän handling.

1. Gå till Handlingar.se

  Handlingar.se är vår webbplats där du kan göra en begäran om allmän handling med stöd av Offentlighetsprincipen: du hittar Handlingar.se här.  

2. Registrera eller logga in

Om det är första gången du använder webbplatsen måste du registrera dig för att Handlingar.se t.ex. ska kunna uppmärksamma dig när du får ditt svar. Ange din e-postadress, namn (eller pseudonym, se SCB:s namnstatistik för tips på kombinationer) och ett lösenord till höger på sidan. Använd gärna en lösenordshanterare.  Kontrollera sedan din e-post för bekräftelselänken innan du kan fortsätta. Om du inte kan hitta e-postbekräftelsen, kontrollera din skräppostmapp. Du behöver bara gå igenom denna process en gång. Om du har ett konto, och är inloggad på webbplatsen, är din begäran skickad så fort du klickar på “Skicka”-knappen.

3. Kontrollera att ingen annan redan har begärt ut den information du vill begära.

Innan du gör din förfrågan råder vi dig att söka via valfri sökmotor eller på Handlingar.se för att säkerställa att informationen inte redan har publicerats. Du ska inte begära ut handlingar som redan finns öppet publicerade, på Handlingar.se eller annan webbplats eller motsvarande. Du kan använda sökrutan till höger på Handlingar.se hemsida för att kontrollera om uppgifterna redan finns på vår webbplats. Sök efter namnet på den myndighet som du vill göra din förfrågan till..  

4. Formulera din begäran

När du är säker på att ingen har gjort en likadan begäran tidigare, kan du göra din egen. klickar på den orangea knappen vid “Gör en begäran” Skriv en rad som sammanfattar din begäran i form av en titel. Andra användare kan då hitta din förfrågan på plattformen om de söker efter liknande information.   Det finns några praktiska tips i högerspalten: se till att hålla ditt meddelande kortfattat och fokuserat. Det ger bäst resultat. Ta inte med synpunkter eller klagomål: myndigheten är endast skyldig att svara på förfrågningar om information. Handlingar.se är inte en plattform för åsikter och tyckande. Var noga med att ange ditt namn. Du har även rätt att vara anonym och kan istället ange en pseudonym under “Med vänlig hälsning”-signaturen.   Förfrågningar gjorda via Handlingar. publiceras på webbplatsen samtidigt som förfrågningar skickas till den offentliga myndigheten.

5. Kontrollera din begäran

Klicka på “förhandsgranska din offentliga begäran” för att kontrollera att allt är som du vill innan du skickar den. Om du vill ändra i din begäran, t ex lägga till eller ta bort, kan du klicka på “redigera denna begäran”. När du är klar, klicka på “skicka förfrågan”.    

6. Vänta på ditt svar

När myndigheten svarar kommer Handlingar.se att skicka ett automatiskt e-postmeddelande till dig. Svaret publiceras även på webbplatsen; ett e-postmeddelande kommer att innehålla länkar till svaret. Du får kommentera svaret, och om myndigheten ber om klargörande kan du skicka en uppföljning kring din begäran om så skulle behövas. Om de behöver en postadress, kan du även lämna den privat till myndigheten. I Sverige ska myndigheter svara “skyndsamt” vilket innebär 1-2 arbetsdagar. Om du inte har fått något svar inom rimlig tid, kommer webbplatsen automatiskt att skicka dig information om nästa steg som du bör ta. Det är allt!

En sista tanke

Många kommuner offentliggör proaktivt information som exempelvis kommentarer på planering – vilket innebär att en begäran som görs ovan av en person i exemplet inte skulle vara nödvändigt. Det är alltid bra att kontrollera deras hemsida först, för att spara tid, pengar och energi för både dig och myndigheten. Om kommunen inte publicerar denna typ av information som en självklarhet, då kan processen att göra en begäran om allmän handling resultera i två saker. För det första gör det kommunens svar offentligt, så att alla kan se det – och för det andra går det att visa att det finns en efterfrågan på denna typ av information. Din begäran kan visa på ett allmänt intresse för att din kommun ska börja publicera mer information. Har du synpunkter och förslag inför kommande förbättringar av guiden välkomnar vi det med glädje! Mejla till info[snabel-a]handlingar[punkt]nu.  

som drivs av organisationen Open Knowledge Sweden med DIGG som projektpart. Projektet finansieras av Vinnova och samarbetar med Föreningen grävande journalister, Open Contracting Partnership, samt Transparency International Ukraine.

Projektet ska ta fram en webbaserad plattform där upphandlingsdata från offentliga aktörer kan visualiseras och analyseras av forskare, journalister, upphandlingsexperter och andra som är intresserade av att få bättre insyn i offentlig upphandling i Sverige.

– Vi på DIGG kommer att vara extra aktivt involverade genom att vår ambition att öppna upp våra egna upphandlingsdata i form av leverantörsreskontra. Dessutom kommer vi att dela kunskap till projektet om upphandlingsprocessen i den offentliga sektorn och förhoppningsvis bli en drivkraft för andra offentliga institutioner att också öppna upp, säger Kristine Ulander, strateg på DIGG.

Parallellt med webbportalen kommer samma upphandlingsdata även att finnas tillgängliga via den nationella dataportalen dataportal.se

.

– En av de grundläggande tankarna med öppna data är ju att skapa tillämpningar för statistiska och granskande ändamål, och genom att tillgängliggöra upphandlingsdata via Sveriges dataportal så kan man lättare uppnå just detta, säger Magnus Johansson, strateg inom digitala tjänster på DIGG och en av de som håller i trådarna för projektet.

Projektet är 15 månader långt och i juni 2021 räknar projektgruppen med att kunna lansera en prototyp för plattformen. Samtidigt kommer man att presentera riktlinjer och rekommendationer för hur publiceringen av data om offentlig upphandling kan förbättras.

– Sverige har visserligen en mycket lång tradition av offentlighetsprincip, men nu behöver vi ta vår öppenhet in i den digitala eran och verkligen dra nytta av våra digitaliserade verksamhetsprocesser för att skapa en mer hållbar välfärd. Erfarenheterna visar att genom en öppen inköpskedja kan myndigheter och kommuner jämföra mellan sig vad de betalar för olika varor och tjänster. Det ökar konkurrensen, pressar priser och kan även synliggöra felaktigheter samt identifiera bluff-företag. Vi har också sett att belastningen på ekonomiavdelningar för utlämnande av fakturor underlättas vilket är positivt för många kommuner som redan är hårt ansträngda, säger Kristine Ulander.

Det handlar om mycket pengar. Siffror från 2017 visar att den upphandelspliktiga delen av Sveriges offentliga utgifter då stod för drygt 30 procent, drygt 700 miljarder kronor av totalsumman 2300 miljarder kronor.

– Transparens är jätteviktigt för offentlig verksamhet. Många vill få valuta för pengarna och som skattebetalare ska man inte behöva se på Uppdrag Granskning och liknande teveprogram för att få veta vad saker och ting kostar, säger Magnus Johansson, som till vardags arbetar mycket med Peppol, ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare.

Arbetet med öppna data har tidigare inte alltid varit prioriterat inom svensk offentlig förvaltning, men från DIGG:s sida hoppas man att fler aktörer ser nyttan med ökad öppenhet.

– Flera kommun- och regionprojekt är redan igång och vi hoppas att fler myndigheter och kommuner också hakar på det här tåget, för att förstå och lära hur man kan öppna upp just sina data, säger Kristine Ulander.

• Läs mer om projektet på openup.open-knowledge.se

Mer info om Sveriges nya dataportal Originalpost: https://www.digg.se/om-oss/nyheter/2020/sa-ska-offentlig-upphandling-bli-mer-transparent